Témoignage métier - Assistant(e) ADV & Commercial(e)

Les services Commercial et ADV sont deux services bien distincts mais complémentaires chez CIMME Manutention. Tous deux concernent une phase différente du processus de vente. Le service commercial s’occupe principalement de l’élaboration des offres et de la vente des matériels et accessoires. Alors que le rôle du service ADV consiste à prendre en charge le traitement administratif des dossiers clients de l’entreprise.
Découvrez deux métiers complémentaires à travers le témoignage de Lydie, Assistante ADV et Marina, Assistante Commerciale chez CIMME Manutention.

Missions principales

« Les missions principales d’un(e) Assistant(e) ADV consistent à commander les matériels et les accessoires chez nos fournisseurs. Il s’agit aussi de gérer les commandes clients : de la commande de la machine, à la mise en préparation à l’atelier jusqu’à son immatriculation et sa livraison. Cela concerne à la fois les matériels neufs ou occasions. Pour ma part, je m’occupe des marques Manitou et Volvo, des accessoires et également de l’export toutes marques confondues.», explique Lydie

Marina explique : « J’ai la particularité sur mon poste de faire à la fois de l’ADV et du Commerce. Je dirais que mon temps se répartit à 25% pour l’ADV et le reste pour le Commerce. En ce qui me concerne, c’est la marque Toyota que je gère sur la partie ADV : saisir les commandes clients et la gestion des locations longues durées.

A côté de ça, mon rôle d’Assistante Commerciale est d’aider les commerciaux à rédiger leurs offres. Je m’occupe de mettre à jour différents supports qui les aident à établir leurs propositions commerciales (tarifs, éléments techniques, photos, …).

Afin qu’aucun dossier ne passe à la trappe et pour satisfaire au mieux nos clients, je suis les activités quotidiennes des commerciaux. Toutes les semaines, je leur donne un tableau récapitulatif de leurs activités, je leur rappelle les dossiers en cours, etc.  Le rôle de l’Assistant(e) Commercial(e) est vraiment de venir en soutien des commerciaux. »

Journée type

Que ce soit pour le poste d’Assistant(e) ADV ou Commercial(e), Lydie et Marina s’accordent à dire qu’il n’y a pas vraiment de journée type.

Lydie explique que les journées ne se ressemblent pas : « Le matin je commence par traiter les emails, et ensuite, chaque jour est différent en fonction des dossiers en cours : préparation des pochettes de livraison, appels des clients et fournisseurs, immatriculation des véhicules, mise à jour de tous les ARC de commandes, envoi des tableaux avec les matériels disponibles et vendus afin que les commerciaux puissent suivre leurs dossiers et donner des délais exacts sur des matériels de stock…. Certaines missions sont régulées dans la semaine : par exemple, suite à l’envoi d’un document comptable le mercredi, je m’occupe des relances clients le jeudi, les livraisons ayant lieu le mardi et jeudi, je m’occupe de la préparation des pochettes de mise en service la veille. »

Pour Marina, le matin est consacré aux missions ADV, pour ensuite se focaliser sur la partie commerciale. « J’essaye d’être libre pour les commerciaux de 10 à 15h, pour répondre à leurs demandes. Il n’y a pas de journée type car les dossiers sont à chaque fois différents. J’adapte souvent mon planning en fonction de l’activité des vendeurs et s’il y a une urgence, elle doit être gérée en priorité. »

Profil & compétences requises

Pour être Assistant(e) Commercial(e) ou ADV, il est nécessaire d’être organisé(e) et rigoureux(se). Lydie précise en effet : « il n’y a pas de dossier « type ». Chaque commande client est différente, avec des configurations différentes : il faut dont être vigilant lors de la saisie des informations pour ne pas faire d’erreur sur la commande ! »

Un(e) Assistante Commercial(e) ou  ADV doit aussi faire preuve d’adaptabilité et de réactivité. « On peut avoir 5 vendeurs différents pour 5 demandes différentes en une heure et il faut savoir y répondre rapidement, sans s’éparpiller. La difficulté est de pouvoir passer d’un dossier à l’autre, tout en restant technique et en trouvant la meilleure solution pour le client. » explique Marina.

Il y a aussi dans ces métiers, une part de relationnel très importante. Il faut être à l’écoute du client ou du fournisseur et donner les bonnes informations aux équipes pour assurer le bon déroulé du dossier.

Conseils

Pour Lydie, il faut surtout apprendre à savoir gérer les priorités. En effet, plusieurs dossiers peuvent arriver en même temps et c’est là qu’il faut savoir choisir en fonction de l’urgence de chaque dossier. Cela permet de ne pas se laisser dépasser et de pouvoir gérer sereinement les dossiers pour satisfaire chacun des clients.

Pour un poste d’Assistant(e) Commercial(e), Marina conseille de s’intéresser aux machines, aux produits vendus. En effet, elle précise « On est un soutien pour les vendeurs, il faut connaître ce que l’on vend et pouvoir proposer des solutions optimales. »  

La communication est aussi une part importante de ces deux métiers. Aussi bien avec les collaborateurs en interne que les clients en externe. Il faut savoir communiquer les bonnes informations aux bons interlocuteurs pour assurer le bon déroulement d’un dossier.

Pour Lydie, le plus satisfaisant dans son métier d’Assistante ADV, c’est d’avoir une reconnaissance du client « Quand un client m’appelle et me remercie pour la réactivité, qu’il me dit qu’il est satisfait, cela fait plaisir et on sait qu’on a fait du bon travail ! »

Pour Marina, ce qui est le plus épanouissant « C’est quand un vendeur valide une commande sur un dossier pour lequel j’ai travaillé ! Le temps de décision chez un client peut être très long, alors lorsqu’il valide une commande, je sais que mon travail a été utile, et ça c’est très satisfaisant ! »