Témoignage métier - Les métiers de l'Administration Commerciale chez CIMME Sodimat

Le service Administration Commerciale chez CIMME Sodimat est au cœur de l’activité de l’entreprise. Il représente le point central entre les commerciaux, les clients et les fournisseurs.

Rencontre avec Emilie Patar, Responsable Administration Commerciale, Laurine Passebecq & Angélique Hoyez, toutes deux Gestionnaires Commerciales.

Comment s’organise le service Administration Commerciale ?

« Le service s’organise de la manière suivante : nous avons une Directrice Administration Commerciale & Service : Catherine Merlen, qui supervise l’ensemble du service. » explique Emilie. « Puis, il y a mon rôle : Responsable Administration Commerciale et ensuite, le service se divise en deux parties.

D’un côté la Gestion Achat Matériels & Equipements, il s’agit ici de Juliette et Blandine qui gèrent tous les achats de tout le secteur CIMME Sodimat auprès des fournisseurs. Ces achats concernent à la fois les ventes mais aussi notre stock. Elles s’occupent aussi de la tenue des délais et des arrivées des commandes.« 

« La deuxième partie correspond à la Gestion des commandes clients« , poursuit Emilie. « Nous avons 3 Assistantes Régionales qui sont le lien entre les commerciaux, l’Administration Commerciale et le SAV. Elles ont pour rôle d’envoyer les commandes aux Gestionnaires Commerciales qui elles représentent le point central entre la personne qui reçoit la commande du client et celle qui commande le matériel au fournisseur.« 

Angélique précise :  » Il y a une Gestionnaire Commerciale par secteur, par exemple je m’occupe de toute la partie Ouest. On travaille chacune en binôme avec l’Assistante Régionale concernée. Cela permet une meilleure organisation.« 

En quoi ce fonctionnement est-il un atout ?

Emilie explique : « C’est un atout parce que les constructeurs sont exigeants et gérer tout un dossier de A à Z peut être source d’erreur. On a découpé pour que chaque personne puisse se concentrer sur une partie de manière totale. Il y a beaucoup de volume à gérer : c’est donc une meilleure organisation pour le service. Il y a moins de stress pour tout le monde grâce à une meilleure gestion. »

Quelles sont vos missions principales ?

Emilie – Responsable Administration Commerciale : « Mon rôle est d’accompagner les équipes : je suis et contrôle les dossiers et viens en aide à mes collaboratrices lorsqu’elles en ont besoin . C’est un poste qui a été créé récemment avec l’agrandissement de nos secteurs, j’ai dû mettre en place et suivre de nouveaux process.« 

Laurine – Gestionnaire Commerciale  » Le rôle d’une Gestionnaire Commerciale est de créer le dossier du client après réception de la commande. Ensuite, on envoie les demandes d’équipements et de machines aux Gestionnaires Achat Matériels & Equipements. Je m’occupe de faire les bons de livraisons, les facturations et la relance des clients.« 

Angélique – Gestionnaire Commerciale « A la réception des commandes, il y a tout un travail de vérification très important. Il faut vérifier que tout est cohérent entre la composition de la machine et le bon de commande établi par le commercial. Nous avons aussi en charge la gestion des démonstrations de matériels et les locations courtes et longues durées.« 

Quelle est votre journée type ?

Emilie, Laurine et Angélique s’accordent à dire qu’il n’y a pas de journée type dans le service Administration Commerciale !  » Chaque journée est différente, on gère les dossiers en fonction des urgences qui tombent pour satisfaire au mieux les clients » explique Laurine.

« Une fois par semaine, nous faisons un point d’équipe sur l’avancée des dossiers, les sujets en cours, les points bloquants s’il y en a et les délais à tenir. Cela nous permet d’être au courant des différents dossiers et de pouvoir les traiter de la meilleure manière » souligne Emilie.

Quelles sont les qualités requises pour travailler au sein du service Administration Commerciale ?

L’organisation est une qualité primordiale pour travailler au sein du Service Administration Commerciale : « La charge de travail est soutenue donc être organisé permet de ne pas se retrouver dépassé par les dossiers » explique Angélique. « Les métiers de l’Administration demande du sérieux et de la rigueur pour satisfaire le client et assurer un bon relationnel avec les fournisseurs » assure Emilie.

Laurine explique également qu’il faut aimer travailler en équipe  » Il faut savoir s’entraider surtout quand un secteur est plus prisé que d’autres pour que les dossiers puissent avancer. » Angélique ajoute « C’est important de communiquer et de se soutenir entre collègues ! » « Il y a un côté humain très présent dans nos métiers » explique Emilie  » pour ma part, dans l’accompagnement des équipes, il faut être à l’écoute et empathique. »

Pour Angélique, l’attention est également une qualité requise « il y a beaucoup de données qui sont traitées dans les dossiers clients : il faut être attentif et vérifier que tout soit cohérent dans la commande pour satisfaire le client ».

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut rejoindre le service ?

« Il faut savoir prendre du recul«  explique Laurine, « s’il y a un dossier plus compliqué que d’autres, il faut savoir gérer son stress et ne pas faire dans la précipitation« .

Angélique ajoute  » Le côté technique de notre métier pourrait être un frein, mais il faut avoir l’envie d’apprendre et de s’investir, c’est comme ça que l’on s’imprègne et que l’on comprend les missions qui nous sont confiées« .

Pour Emilie, avoir un esprit dynamique est important « je pense qu’il faut être motivé et dynamique dans nos métiers, il faut aimer ce que l’on fait et s’il y a un blocage sur un point, ne pas hésiter à poser des questions pour apprendre ! »

Qu’est-ce qui est le plus épanouissant dans vos métiers ?

« Le plus satisfaisant, c’est de participer à la finalisation d’une vente et de voir que le client est satisfait.  » explique Laurine. Angélique ajoute « lorsque l’on voit la machine partir de nos locaux, c’est vraiment satisfaisant ! On a la chance d’avoir traité un dossier de A à Z et de voir que le client est satisfait ! »